Política de protección de datos personales

1. Presentación institucional

El Grupo Agroscopio.com está conformado por Ordagro Compañía de Comercio S.A., operando bajo las marcas Agroscopio.com, Meregsa S.A. y CAIMAN, junto con Camaessa S.A. Todas son empresas privadas, constituidas como personas jurídicas de carácter mercantil, con domicilio en Ecuador y con operaciones comerciales, logísticas, técnicas y de servicios en diversas regiones del país.

Esta política establece los lineamientos generales para la recolección, tratamiento, almacenamiento, uso, transferencia y protección de los datos personales de clientes, colaboradores y proveedores vinculados a cualquiera de las empresas del grupo. Su aplicación es obligatoria para todos los procesos internos y externos que involucren el manejo de información personal, independientemente del canal, medio o tecnología utilizada.

 

2. Marco normativo

El Grupo Agroscopio.com reconoce y se acoge a las disposiciones establecidas en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales vigente en Ecuador, así como a las normas complementarias que regulan el tratamiento de datos en entornos físicos y digitales. Esta política se fundamenta en principios de legalidad, consentimiento, finalidad, proporcionalidad, responsabilidad, transparencia y seguridad, y tiene como propósito garantizar el respeto a los derechos del titular de los datos personales.

No se hace referencia a artículos específicos de la ley, evitando interpretaciones restrictivas o contradictorias. En su lugar, se adopta un enfoque general que permite la adaptación normativa conforme evolucione el marco legal ecuatoriano.

 

3. Alcance y aplicación

Esta política aplica a todas las empresas del Grupo Agroscopio.com y a todos los procesos que involucren el tratamiento de datos personales, incluyendo, pero no limitándose a:

– Registro y gestión de clientes
– Administración de relaciones laborales con colaboradores
– Contratación y seguimiento de proveedores
– Actividades comerciales, promocionales y operativas
– Plataformas digitales, sitios web, redes sociales y herramientas de CRM
– Comunicación institucional, contractual y técnica
– Procesos de facturación, despacho, garantía y devolución
– Evaluación de calidad, encuestas y estudios de mercado
– Gestión de seguridad física, electrónica y documental
– Cumplimiento de obligaciones legales, fiscales y administrativas

 

4. Definiciones generales

Para efectos de esta política, se adoptan las siguientes definiciones operativas:

– Dato personal: Toda información que permite identificar directa o indirectamente a una persona natural, incluyendo nombres, números de identificación, direcciones, correos electrónicos, imágenes, grabaciones, datos biométricos, entre otros.
– Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento por parte del Grupo Agroscopio.com.
– Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación, modificación, transferencia o supresión.
– Responsable del tratamiento: Grupo Agroscopio.com, en calidad de entidad que decide sobre la finalidad y medios del tratamiento.
– Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica que realiza el tratamiento por cuenta del responsable.
– Transferencia: Envío de datos personales a un tercero que actúa como responsable.
– Transmisión: Comunicación de datos personales a un tercero que actúa como encargado.
– Dato sensible: Información que afecta la intimidad del titular o cuya divulgación indebida puede generar discriminación, como datos sobre salud, orientación sexual, creencias religiosas, entre otros.

 

5. Principios rectores del tratamiento

El Grupo Agroscopio.com se compromete a aplicar los siguientes principios en todas sus operaciones que involucren datos personales:

5.1. Legalidad: El tratamiento se realiza conforme a la normativa vigente, evitando prácticas que puedan vulnerar derechos fundamentales.
5.2. Consentimiento: Se requiere autorización previa, expresa e informada del titular, mediante mecanismos verificables.
5.3. Finalidad: Los datos se recolectan para fines legítimos, específicos y conocidos por el titular, evitando usos no autorizados.
5.4. Proporcionalidad: Se recolectan únicamente los datos necesarios para cumplir con la finalidad declarada.
5.5. Seguridad: Se implementan medidas técnicas, físicas y administrativas para proteger los datos contra accesos no autorizados, pérdida, alteración o divulgación indebida.
5.6. Responsabilidad proactiva: El grupo empresarial asume el compromiso de prevenir riesgos, documentar procesos y garantizar el cumplimiento normativo.
5.7. Transparencia: Se garantiza que el titular pueda conocer el uso de sus datos y ejercer sus derechos de forma sencilla y gratuita.

 

6. Finalidades del tratamiento

Los datos personales recolectados por el Grupo Agroscopio.com serán utilizados exclusivamente para:

– Validar y gestionar órdenes de compra, cotizaciones, contratos y transacciones comerciales
– Administrar relaciones laborales, incluyendo procesos de selección, contratación, evaluación, promoción y desvinculación
– Gestionar relaciones con proveedores, contratistas y aliados estratégicos
– Enviar comunicaciones institucionales, promocionales, técnicas y comerciales
– Realizar encuestas de satisfacción, estudios de mercado y análisis estadísticos
– Atender consultas, solicitudes, reclamos y trámites de garantía o devolución
– Cumplir con obligaciones legales, fiscales, laborales y regulatorias
– Implementar protocolos de seguridad física y electrónica en instalaciones y plataformas
– Desarrollar campañas digitales, segmentación de audiencias y personalización de contenidos
– Administrar sistemas de información, copias de seguridad y archivos históricos
– Facilitar auditorías internas, revisiones de cumplimiento y procesos de mejora continua

 

7. Consentimiento y autorización

El consentimiento del titular será solicitado mediante mecanismos físicos o digitales, según corresponda. La autorización podrá ser verbal, escrita o electrónica, siempre que permita verificar su existencia. El titular podrá revocar dicha autorización en cualquier momento, conforme a los procedimientos establecidos.

El Grupo Agroscopio.com no tratará datos sensibles sin autorización expresa, salvo en los casos permitidos por la ley. En todos los casos, se respetará el derecho al honor, a la intimidad personal y familiar, y a la protección de la imagen del titular.

 

8. Derechos del titular

Los titulares de datos personales tienen derecho a:

– Acceder a sus datos personales tratados por el Grupo Agroscopio.com
– Solicitar la rectificación de datos inexactos o incompletos
– Solicitar la eliminación de datos cuando no exista obligación legal de conservación
– Oponerse al tratamiento para fines específicos
– Revocar el consentimiento otorgado
– Solicitar la portabilidad de sus datos a otro responsable
– Presentar reclamos ante la autoridad competente en caso de vulneración de sus derechos

El ejercicio de estos derechos será gratuito y no requerirá justificación. El Grupo Agroscopio.com establecerá mecanismos sencillos, eficientes y seguros para atender dichas solicitudes.

 

9. Medidas de seguridad

El Grupo Agroscopio.com implementa medidas de seguridad físicas, técnicas y organizativas para proteger los datos personales contra accesos no autorizados, pérdida, alteración o divulgación indebida. Estas medidas incluyen:

– Control de accesos físicos y digitales
– Sistemas de encriptación y autenticación
– Protocolos de respaldo y recuperación
– Capacitación periódica al personal
– Evaluaciones de riesgo y auditorías internas
– Políticas de uso de dispositivos y redes
– Procedimientos de respuesta ante incidentes

Estas medidas se revisan y actualizan periódicamente para garantizar su eficacia y adecuación al entorno operativo.

 

10. Transferencia y comunicación de datos

Los datos personales podrán ser compartidos con terceros únicamente cuando:

– Exista autorización expresa del titular
– Sea necesario para el cumplimiento de obligaciones contractuales
– Lo exija una autoridad competente conforme a la ley
– Se trate de encargados del tratamiento que actúen bajo instrucciones del Grupo Agroscopio.com

En todos los casos, se garantizará que los terceros cumplan con las normas de protección de datos aplicables y que se adopten medidas de seguridad equivalentes.

 

11. Conservación de datos

Los datos personales serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir con la finalidad del tratamiento y las obligaciones legales aplicables. Una vez cumplido dicho plazo, se procederá a su eliminación o anonimización, según corresponda.

En casos específicos, ciertos datos podrán conservarse en archivos históricos, siempre que no se utilicen para fines activos y se mantengan bajo medidas de seguridad adecuadas.

 

12. Procedimiento para ejercer derechos

El titular podrá ejercer sus derechos mediante solicitud dirigida al correo institucional: almacen@agroscopio.com. La solicitud deberá incluir:

– Nombre completo y medio de contacto
– Documento que acredite la identidad del titular o su representante
– Descripción clara y precisa de los datos o hechos objeto de la solicitud
– Petición concreta

La consulta será atendida en un plazo máximo de quince (15) días hábiles. Si la solicitud está incompleta, se requerirá subsanación dentro de los cinco (5) días siguientes a la notificación. En caso de que el titular no subsane, se archivará la solicitud sin perjuicio de que pueda presentarla nuevamente.

El Grupo Agroscopio.com podrá requerir información adicional para verificar la identidad del solicitante o la pertinencia de la solicitud. En ningún caso se negará el ejercicio de derechos por razones administrativas o técnicas que puedan ser resueltas por el responsable del tratamiento.

 

13. Vigencia, modificaciones y control

Esta política entra en vigencia a partir de su publicación oficial por parte del Grupo Agroscopio.com y permanecerá vigente mientras las empresas del grupo realicen actividades que involucren el tratamiento de datos personales.

El Grupo Agroscopio.com se reserva el derecho de modificar esta política en cualquier momento, con el fin de adaptarla a cambios normativos, tecnológicos, operativos o estratégicos. Las actualizaciones serán comunicadas por los canales institucionales correspondientes y se integrarán en los sistemas de gestión documental del grupo.

Toda modificación será registrada con fecha de aprobación, versión y responsable de validación. Las versiones anteriores podrán conservarse para fines de auditoría o trazabilidad, pero no serán aplicables una vez publicada la nueva versión.